Le compte à rebours est lancé ! Le calendrier est fixé et l’obligation de passer à la facturation électronique est en marche. À l’horizon 2026, toutes les entreprises devront adopter un format de facture électronique strictement encadré par la loi, ni en version papier, ni en PDF.
L’utilisation d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP), agréée par l’État sera donc obligatoire.
Faisons le point sur le calendrier :
📆 À partir du 1er septembre 2026 :
- Obligation pour toutes les entreprises de pouvoir réceptionner des factures dématérialisées.
- Obligation pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), d’émettre des factures dématérialisées.
📆 À partir du 1er septembre 2027 :
- Obligation pour les petites et moyennes entreprises (PME), et les micro-entreprises d’émettre des factures dématérialisées.
Se préparer dès maintenant c’est anticiper pour mieux choisir les outils adaptés, organiser la gestion de vos documents et répondre aux nouvelles exigences de demain.
Ce que vous devez savoir pour la suite : un changement positif à l’horizon
1. Il y aura une période de coexistence entre le papier et le numérique jusqu’en 2027 au moins
Pendant cette période de transition, vous aurez encore le choix entre papier et numérique. Bonne nouvelle ! Nous n’allons pas jeter toutes nos imprimantes du jour au lendemain. Vous pouvez continuer à utiliser le papier tout en explorant progressivement les options de dématérialisation. Profitez de ce temps pour discuter avec votre comptable des solutions adaptées à votre entreprise et pour évaluer les outils numériques disponibles pour passer au zéro papier.
Le saviez-vous ? Cerfrance Mayenne – Sarthe est déjà en route vers le zéro papier, nous avons pris les devants !
Progressivement, nos agences de conseil et d’expertise comptable ne recevront plus de documents papier et tout se fera avec des plateformes numériques sécurisées. Des équipes dédiées sont déjà en place et se mobilisent activement pour vous aider à passer au zéro papier en douceur.
2. L’obligation de conformité : se préparer aux nouvelles exigences légales
Jusqu’à présent, il était possible d’envoyer vos factures par courrier, en PDF dans vos e-mails, ou de vous déplacer dans une agence Cerfrance. Avec la nouvelle réforme, ces pratiques vont évoluer : chaque entreprise devra utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP), agréée par l’État.
Chez Cerfrance, nous avons l’objectif d’accompagner les TPE (artisans, commerçants, agriculteurs) et les PME dans la digitalisation de leur processus de facturation en proposant dès 2026 notre propre PDP agréée par l’État.
La possibilité de recourir gratuitement au Portail Public de Facturation (PPF) comme plateforme de facturation est abandonnée (communiqué n°010 du 15 octobre 2024).
Vous l’aurez compris, tout se fera via un seul canal : le numérique.
Vous pourrez vérifier et valider toutes vos factures directement sur votre écran, que ce soit sur un ordinateur, une tablette ou même un smartphone.
L’avantage ? Toutes les opérations respectent les exigences légales avec moins de risque d’erreurs ou d’oubli pour éviter les sanctions. En termes de sécurité, vos données sont protégées : ce qui minimise la perte, le vol, ou la manipulation des informations sensibles par rapport aux documents papier.
4. Adieu au PDF, place aux nouveau format de facture : XML
Le format XML (eXtensible Markup Language) est un langage utilisé pour structurer des données de manière à ce qu’elles puissent être facilement lues et traitées par des systèmes informatiques complexes. Les factures ne seront donc plus de simples PDF envoyés par e-mail, qui ne respectent pas les normes imposées par l’administration fiscale.
Trois nouveaux formats vous seront proposés :
- Factur-X : c’est une facture hybride qui combine un fichier PDF, que vous pouvez lire comme une facture habituelle, et des données en format XML, avec des données numériques cachées que seuls les systèmes informatiques peuvent traiter automatiquement. C’est le format recommandé pour ceux qui veulent faire la transition vers le numérique tout en gardant un format qui leur est familier.
- UBL (Universal Business Language) : ce format est entièrement basé sur le langage XML, recommandé au niveau européen. Il permet aux systèmes informatiques de différents pays de « parler le même langage » pour faciliter les échanges commerciaux internationaux.
- CII (Cross Industry Invoice) : c’est un autre format XML, conçu pour les échanges entre différents secteurs d’activité. Il offre une grande flexibilité pour représenter les données commerciales, ce qui le rend utile pour les entreprises avec des besoins variés en matière de données et de compatibilité.
5. Automatisez et simplifiez : laissez la technologie travailler pour vous
Ces nouveaux outils sont gages de simplicité et d’efficacité. Vous n’avez plus à vous soucier des tâches répétitives comme la saisie manuelle ou les rappels de paiement. Tout se fait de manière fluide, depuis l’émission de la facture jusqu’à sa validation. Vous gardez un contrôle total, tout en gagnant du temps et en restant en conformité avec les exigences légales.
Avec une vue d’ensemble de vos finances, vous serez en mesure de réagir rapidement et de prendre des décisions éclairées en cas de variations de trésorerie, de retards de paiement, ou de tout autre imprévu financier.
Ce qui ne change pas : vos repères restent en place
Même avec la fin du papier, certains fondamentaux restent intacts :
- Valeur légale des factures : la loi reconnaît la même valeur juridique aux factures électroniques et papier, à condition qu’elles respectent les mentions obligatoires et soient conformes aux exigences légales.
- Conservation des preuves d’achat : les obligations de conservation des documents fiscaux s’appliquent également aux factures électroniques. Elles doivent être archivées dans un format sécurisé pour une durée de 6 à 10 ans.
- Principes comptables : les règles de comptabilité ne changent pas avec le passage au numérique. Les obligations fiscales et comptables restent en vigueur, que ce soit sur papier ou en format électronique. Ce sont les outils qui s’adaptent aux nouvelles normes, mais les fondements de la comptabilité restent les mêmes.
Des questions, un conseil ?
Pour réussir sereinement votre transformation numérique, Cerfrance Mayenne – Sarthe vous accompagne dans le choix des outils qui correspondent à vos besoins et selon votre niveau en informatique. Nos conseillers numériques sont à vos côtés pour répondre à vos questions et vous proposer un accompagnement 100% pris en charge et personnalisé, en partenariat avec France Num et Bpifrance.
✏️Dolly Lahady – Conseillère Numérique chez Cerfrance Mayenne – Sarthe
